Archive stehen allgemein vor der Herausforderung, historische Bestände aufbewahren zu müssen, sie aber nur schwer konservieren oder auswerten zu können. 23.000 Bände mit Informationen über mehr als 1,5 Millionen Soldaten zu digitalisieren, ist eine aufwändige und komplexe Aufgabe.
Ancestry.de hat im März 2008 begonnen, die Kriegsranglisten und -stammrollen zu digitalisieren und zu erfassen. Seit dieser Zeit ist ein festes Team an Mitarbeitern im Archiv damit beschäftigt, die Daten der Soldaten - nach Regimentern sortiert - für die Nachwelt recherchierbar zu machen.
Neben der Digitalisierung der wertvollen Originallisten stellt die Indexierung einen Schwerpunkt der Arbeit von Ancestry.de dar. So kann die Datenbank direkt und komfortabel nach Namen durchsucht werden.
Der Prozess
Um aus dem Archivmaterial digitale Bilder zu gewinnen, ist viel Arbeit notwendig. Seite für Seite und Band für Band werden die Listen nacheinander aufgenommen. Dabei wird jedes Bild mit Metadaten verknüpft, aus denen ersichtlich ist, um welche Aufnahme es sich handelt. Die entstandenen Bilder werden vor Ort einer ersten Qualitätskontrolle unterzogen und gegebenenfalls direkt korrigiert. Jede Aufnahme wird dabei auf Schärfe, Lesbarkeit und Vollständigkeit hin kontrolliert.
Entsprechend dem Vier-Augen-Prinzip werden die Bilder abschließend einer weiteren Kontrolle unterzogen, bevor sie für die Darstellung im Internet oder die Indexierung der Inhalte weitergegeben werden können.
Manchmal ist es etwas schwieriger – einige der Originale müssen vor dem Digitalisieren blattweise aus Ordnern entnommen werden, wieder andere sind auf Grund geänderter Lochungen nur auf Schnüre aufgezogen.
Herausforderungen
Ancestry hat sich zum Ziel gesetzt, alle in den Kriegsranglisten und -stammrollen enthaltenen Informationen verfügbar zu machen und im Gegensatz zu den meisten Dokumenten, die Ancestry bisher digitalisiert und indiziert hat, enthaltenen diese Bände viele Informationen auf kleineren Dokumenten oder Papieren, die in die Seiten der Bände eingelegt und oft eingeklebt worden sind. Hier sind bisweilen mehrere Aufnahmen erforderlich, bis alle Teile der eigentlichen Doppelseite erfasst werden können. Dabei werden die zusätzlichen Zettel mehrfach umgeklappt oder gefaltet, um den gesamten Text sichtbar machen zu können.
Ein Projekt dieser Größenordnung bringt auch spezielle logistische Probleme mit sich. So stehen die Originaldokumente weiter für die normale Nutzung zur Verfügung und eventuelle Ausleihen müssen bei der Planung berücksichtigt werden.
